Como gerenciar com sucesso documentos PDF em projetos complexos

Manter seu material organizado para gerenciar projetos complexos é uma tarefa importante, que garante maior sucesso. Para isso, utilizar arquivos em PDF é uma excelente alternativa, por permitir uma formatação padronizada e compartilhamento seguro. Acompanhe este guia e aprenda a gerenciar seus projetos com mais qualidade.

Por que é importante organizar arquivos PDF para ter mais sucesso em projetos?

Arquivos em formato PDF possuem diversas possibilidades, como separar PDF, compartilhar sem permitir mudanças na formatação, entre outros benefícios que serão explorados a seguir. Veja:

Formatação permanente: este formato preserva o formato original do documento, assim, eles serão visualizados da mesma forma em qualquer aparelho utilizado;

Dimensão do arquivo: uma das vantagens de utilizar este formato é que o tamanho costuma ser menor em relação a formatos diferentes;

Anotações facilitadas: essa extensão permite que você faça anotações, insira comentários, acrescente notas ou insira assinaturas digitais. Assim, se torna uma excelente opção de documento compartilhado entre outras pessoas;

Desmembrar PDF: se você fizer um compilado de arquivo, é possível desmembrar PDF e separar cada página que você desejar;

Compatibilidade: eles podem ser acessados por diferentes aplicativos;

Mantém a qualidade: caso você salve um gráfico ou imagem no arquivo PDF, a qualidade se mantém;

Pesquisa no arquivo: você pode realizar uma pesquisa de texto no próprio PDF na aba “Pesquisar”.

Como separar PDF por páginas

Os arquivos em PDF também podem ser remodelados utilizando a ferramenta para separar paginas PDF. Essa função é executada basicamente da mesma maneira que reúne páginas. Veja a seguir:

1. Com o seu arquivo em PDF pronto, insira na ferramenta online para separação das páginas;
2. Aguarde o arquivo carregar e escolha quais são as partes do documento que você deseja retirar;
3. Salve o arquivo após excluir todas as folhas indesejadas.

Por ser uma ferramenta versátil, você poderá fazer essa mesma separação quantas vezes for necessário. Porém, é importante manter a atenção ao salvar nesta extensão para não corromper materiais que já foram corrigidos.

Como compilar arquivos em PDF

A organização pode ser feita de maneira fácil e simples. Você só precisa escolher uma das ferramentas online disponíveis. Basicamente, os mecanismos seguem o mesmo passo a passo.
Veja a seguir o guia para começar a unir os seus PDFs:

1. Separe em uma só pasta tudo que deseja reunir. Por exemplo: crie uma pasta com o título “Projeto X” e insira todos os materiais que dizem respeito a esse projeto;
2. Nomeie cada um de acordo com a ordem que você deseja montar o seu material, para facilitar a identificação;
3. Vá até sua ferramenta para compilar os PDFs e insira os materiais em ordem e comece a montar o seu material completo;
4. Faça o download do documento reunido e utilize da maneira que quiser. Se for necessário, você também poderá compartilhar o material.

Caso durante a execução dessa tarefa você perceba que errou, é possível dividir PDF e reorganizar o documento.

Dicas para organizar os arquivos em PDF

Para que você tenha os seus arquivos organizados, é preciso dedicar um tempo de trabalho. Mas, após ter feito isso, economizará tempo, pois não precisará ficar horas procurando determinado arquivo.
Veja as nossas dicas para gerenciar melhor os seus arquivos:

• Crie uma aba de pastas, nomeando de acordo com o projeto, por exemplo “Projeto X”;
• Dentro dessa pasta, abra subpastas para dividir os seus arquivos de acordo com o contexto;
• Nomeie cada arquivo de forma descritiva clara, que indique o que consta no material;
• Se for um projeto que tenha como fator importante a data, considere inseri-las em cada pasta;
• A cada novo material adicionado, repita esse mesmo trabalho, para evitar que a organização se perca ao longo do tempo;
• Caso seja necessário separar um arquivo em PDF, utilize uma ferramenta para dividir PDF online e após a separação coloque cada arquivo em sua devida pasta;
• Salve os arquivos em mais de um lugar ou realize backup para se certificar que não perderá os arquivos.

Situações para organizar arquivos em PDF

Não há como negar que a organização de material em PDF é bastante eficaz. No entanto, há algumas situações que esse gerenciamento se mostra ainda mais necessário. Separamos alguns exemplos:

• Cursos de graduação e pós-graduação: durante a sua formação, é normal o contato com uma variedade de material em PDF. Mantenha-os organizado por uma pasta de semestre e subpasta de disciplina;
• Trabalho: gerencie arquivos que se referem a projetos, documentos de recursos humanos, currículos, registros fiscais, correspondências, contratos e outros;
• Vida pessoal: separe uma pasta de PDF de documentos pessoais, contas de energia e água, contratos, resultado de exames e demais registros de saúde, entre outras pastas de acordo com a sua necessidade e estilo de vida.

Conclusão: benefícios de organizar

O PDF é um formato de arquivo que não ocupa muito espaço e também possui flexibilidade. Você consegue dividir o material, assim como consegue também compilar diversos materiais em um só, fazer anotações e compartilhar. Portanto, vale a pena organizar o PDF para executar projetos com mais qualidade.