No ambiente médico, a gestão de documentos tornou-se tão importante quanto o próprio atendimento ao paciente. Com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) em vigor desde 2020, clínicas médicas, hospitais e consultórios precisam manter seus sistemas adequados às novas exigências de segurança. 

O não cumprimento dessas normas pode resultar em penalidades severas, com multas que podem chegar a R$ 50 milhões ou até 5% do faturamento bruto da empresa.

Neste contexto, uma solução tem se destacado: a combinação estratégica de converter  Microsoft Word para PDF, somando praticidade de edição com armazenamento e compartilhamento seguro. Pode parecer simples, mas vai fazer mais pela segurança da informação dos seus pacientes do que muita consultoria por aí.

O cenário atual da documentação médica sob a LGPD

A LGPD estabelece que dados de pacientes só podem ser coletados e armazenados em sistemas com sua expressa autorização. Isso se aplica tanto para novos prontuários quanto para dados já existentes no sistema. 

Além disso, toda transmissão de informações entre sistemas de diferentes instituições de saúde deve ser feita de forma criptografada, protegendo a confidencialidade dos dados dos pacientes.

Comparativo: Word vs. PDF no ambiente médico

O Word como ferramenta inicial

O Microsoft Word permanece como ferramenta essencial na rotina médica, especialmente na fase de criação e edição dos documentos. Sua interface intuitiva e recursos de edição permitem criar templates personalizados e preencher informações rapidamente durante as consultas. 

No entanto, quando se trata de armazenamento e compartilhamento seguros, o formato apresenta vulnerabilidades que podem comprometer a conformidade com a LGPD.

A segurança do PDF na era da LGPD

O formato PDF oferece recursos de segurança que se alinham perfeitamente com as exigências da LGPD. A criptografia de dados, controle de acesso por senha e suporte para assinaturas digitais certificadas são características que tornam o PDF ideal para o armazenamento seguro de prontuários médicos. 

Além disso, a formatação inalterável garante que o documento será visualizado exatamente como foi criado, mantendo um registro confiável das informações do paciente.

Passos essenciais para implementação segura

Para implementar um sistema eficiente e em conformidade com a LGPD, considere estas etapas fundamentais:

1. Preparação e documentação
• Desenvolva templates padronizados com campos para consentimento
• Configure níveis de segurança conforme exigências da LGPD
• Estabeleça protocolos de criptografia
• Implemente sistema de backup seguro
2. Processo de conversão e proteção
• Revise o documento e remova dados sensíveis desnecessários
• Aplique criptografia adequada
• Configure controles de acesso
• Implemente assinatura digital quando necessário

Garantindo a conformidade contínua

A adequação à LGPD exige uma mudança cultural na forma como as informações dos pacientes são tratadas. A conversão de documentos Word para PDF deve fazer parte de um processo mais amplo de proteção de dados, que inclui a nomeação de um responsável interno pela proteção dos dados ou a terceirização da gestão de segurança de informação, conforme as normas ISO 27.001 e ISO 27.799, específicas para a área da saúde.

Os pacientes têm direito de saber quais dados seus constam no sistema e para que finalidade essas informações serão utilizadas. Estas informações também devem estar disponíveis para a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), órgão responsável pela fiscalização dos procedimentos relacionados à segurança dos dados pessoais.

Considerações técnicas e boas práticas

É fundamental que as clínicas e hospitais realizem uma auditoria interna com especialistas em segurança da informação para verificar a conformidade com a LGPD. Isso inclui certificar-se de que todos os fornecedores de software, bancos de dados e provedores de hospedagem também estejam adequados às novas regras.

A troca de informações entre diferentes instituições de saúde, como laboratórios e hospitais, ainda é possível, mas requer o consentimento explícito do paciente e a utilização de sistemas aprovados por instituições como a Sociedade Brasileira de Informática em Saúde (SBIS).

Conclusão

A transição do Word para PDF representa mais que uma simples mudança de formato - é um passo necessário para a adequação à LGPD e a proteção efetiva dos dados dos pacientes. Ao combinar a praticidade do Word na criação com a segurança do PDF no armazenamento e compartilhamento, profissionais de saúde podem manter seus processos eficientes enquanto garantem a conformidade com as regulamentações.

O investimento em um sistema robusto de gestão documental, que inclui a conversão segura de Word para PDF, não é apenas uma questão de conformidade legal, mas um compromisso com a privacidade e segurança dos dados dos pacientes. Com as ferramentas e práticas corretas, essa transição pode significar um importante avanço na gestão documental do seu consultório ou clínica, proporcionando mais segurança, eficiência e profissionalismo no manejo de informações médicas sensíveis.